THIẾT LẬP QUY TRÌNH CHO DOANH NGHIỆP

Tại sao cần có Quy trình doanh nghiệp?

Nếu doanh nghiệp bạn gặp các vấn đề sau đây:

  • Nhân viên cũ ra đi mang theo toàn bộ kiến thức kinh nghiệm xử lý công việc, phải đào tạo lại từ đầu cho người mới.
  • Nhân viên mới vào không biết làm gì và cũng không biết bắt đầu từ đâu
  • Việc thì ngập đầu nhưng “kẻ làm không hết, người ngồi chơi không”.
  • Công việc các phòng ban bị chồng chéo, việc quan trọng cần làm không ai làm, việc đâu đâu thì ai cũng tranh làm.
  • Bạn thường xuyên phải nghe “Cái này làm sao anh? Anh có nói trước cho em biết đâu?…”
  • ….

Mọi thứ dường như càng ngày càng rối. Đã đến lúc bạn cần thiết lập Quy trình cho doanh nghiệp

  1. Quy trình là gì:
  • Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị) (Wikipedia)
  • Quy là một phương pháp cụ thể để thực hiện một quá trình hay công việc. Quy trình thường được thể hiện bằng văn bản. (ISO 9001)
  1. Các loại Quy trình trong doanh nghiệp: thường phân ra
  • Quy trình cho cá nhân (Quy trình hướng dẫn công việc)
  • Quy trình cho phòng ban (Quy trình phối hợp công việc)
  1. Lợi ích của Quy trình
  • Là bảng hướng dẫn công việc, phối hợp công việc giúp các hoạt động được chuẩn hóa, đi đúng theo trình tự và có sự đồng bộ giữa các cá nhân, các phòng ban
  • Là đúc kết kinh nghiệm quá trình làm việc thông qua văn bản: việc nhân viên rời vị trí không ảnh hưởng nhiều đến toàn bộ doanh nghiệp, vì các kiến thức, kinh nghiệm của họ vẫn lưu lại, trở thành tài sản của doanh nghiệp
  • Là tài liệu đào tạo cho nhân viên mới, có thể nhanh chóng tiếp nhận nhiệm vụ mới, đơn giản hóa vấn đề nhờ chia nhỏ ra từng bước, đi đúng là kết quả sẽ đúng
  • Khi được chi tiết hóa và tổng hợp lại, tuyển tập các Quy trình có thể sử dụng như Sổ tay doanh nghiệp, sổ tay phòng ban, sổ tay nhân viên. Đây là tài liệu mang tính “giải phóng lãnh đạo”. Tài liệu này giúp mọi cá nhân trong doanh nghiệp đều được tường minh về vị trí, trách nhiệm và cách thực thi nhiệm vụ của mình, tránh sai sót.
  • Là công cụ quản lý, kiểm tra của nhà quản trị
  1. Thiết lập Quy trình như thế nào

Có 3 câu để tóm lược cho việc thiết lập Quy trình, vòng lặp này được lập lại đến khi công việc được vận hành tối ưu:

  • Write what you Do: viết ra những gì bạn định làm
  • Do what you Write: làm những gì bạn định viết
  • Improve it: cải tiến điều đó

a) Quy trình thực hiện công việc, chúng ta cần quan tâm và thực hiện các yếu tố sau

  • Xác định mục đích.
  • Xác định phạm vi áp dụng.
  • Xác định số bước công việc (thường không nên quá 9 bước); Mô tả, diễn giải các bước công việc.
  • Xác định các điểm kiểm soát.
  • Xác định người thực hiện.
  • Xác định các điểm cần kiểm tra thử nghiệm
  • Tài liệu phải tuân theo/ tham khảo (tiêu chuẩn, quy chuẩn…), biểu mẫu kèm theo.
  • Văn bản hóa sau khi đã tối ưu và ban hành

b) Quy trình phối hợp công việc: chúng ta lưu ý đến SIPOC

  • Supplier: cá nhân, đơn vị cung cấp thông tin đầu vào
  • Input: nguyên liệu/ thông tin đầu vào cần có cho từng bước
  • Process: quá trình, tuần tự thực hiện công việc, bao gồm cả việc mô tả công việc và nguồn lực cần thiết
  • Output: kết quả đầu ra của sau khi xử lý, triển khai quy trình
  • Customer: cá nhân, đơn vị tiếp nhận kết quả đầu ra
  1. Ai là người sẽ thiết lập Quy trình

Mọi người đều cần và có thể thiết lập Quy trình cho công việc của mình. Đó là Quy trình chuyên môn chi tiết. Ở vai trò của nhà quản lý, chúng ta cần thiết lập Quy trình để quản lý và phối hợp các bộ phận trong doanh nghiệp.

Nguyên tắc xác định người thiết lập Quy trình dựa trên tính trực tiếp hay gián tiếp. Có 2 yếu tố chính để quyết định: Vị trí chức trách công việc và mức độ quan trọng của công việc. Vị trí chức trách càng gần với công việc được giao (theo bảng mô tả công việc) thì càng liên quan trực tiếp đến Quy trình tương ứng. Tính chất công việc càng quan trọng thì càng cần đến sự thiết lập, can thiệp, kiểm tra Quy trình của nhà quản lý cấp cao.

  1. Giải pháp

Nếu bạn chưa có kinh nghiệm xây dựng quy trình cho doanh nghiệp của mình, nếu bạn không có đủ thời gian để làm việc đó, hãy liên hệ với chúng tôi. Grow Up Group sẽ đồng hành cùng bạn để xây dựng quy trình doanh nghiệp đạt được hiệu quả theo mục tiêu của bạn.

Chúng tôi cung cấp các giải pháp:

Hỏi đáp
Đặt lịch tư vấn
Nhận thông tin
Trang Facebook

NGUYỄN NGỌC TRUNG
HOA SEN

TRẦN CÔNG CAO
APEX GLOBAL

TRẦN THỊ NGỌC HẠNH
HANH TRAN MARIE

TRƯƠNG MINH GIẢNG

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat.

NGUYỄN LÊ HUỲNH THỊNH

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat.

Trần Công Cao

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat.

khách hàng

CLOVER ADS

HOÀNG LONG SHIPPING

Bệnh viện thẩm mỹ Thanh Vân

khách hàng

Khách hàng

Company