TÌM HIỂU TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH DOANH NGHIỆP

“Quy trình doanh nghiệp” đã không còn xa lạ với phần lớn các chủ doanh nghiệp, nhà quản lý. Khi giới thiệu một sản phẩm, khách hàng hỏi bạn: “Quy trình san xuất của anh chị có đảm bảo chất lượng?”, khi xát duyệt công tác phí cho một nhân viên kinh doanh, người xét duyệt phải thực hiện theo một quy trình rõ ràng, cụ thể.

Việc hiểu rõ về quy trình doanh nghiệp sẽ giúp cho nhà quản lý làm đúng và hiệu quả xây dựng và áp dụng quy trình vào thực tế. Bài viết này xin trình bày một cách tổng quan về quy trình doanh nghiệp là gì, quy trình doanh nghiệp được thể hiện như thế nào và tại sao cần phải có quy trình doanh nghiệp.

Trước hết, chúng ta cần hiểu quy trình là gì?

Quy trình (tiếng Anh: Procedure) là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị). Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ, đào tạo, nghiên cứu, tôn giáo, nghệ thuật, chiến tranh. Quy trình xuất hiện phổ biến trong quá trình tồn tại và phát triển của vạn vật, ví dụ như quy trình giăng tơ của loài nhện, làm tổ của chim hoặc săn mồi của hổ báo…. (nguồn wikipedia)

Từ định nghĩa trên ta có thể suy ra Quy trình doanh nghiệp là trình tự thực hiện một hoạt động đã được quy định mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị. Những hoạt động này bao gồm các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong một doanh nghiệp.

Lấy một ví dụ cụ thể. Một nhân viên quản lý khi khi nhập hàng vào kho phải thực hiện đầy đủ và chính xác các bước: nhận hóa đơn nhập kho, kiểm kê sản phẩm theo danh sách trong hóa đơn, ký nhận, chuyển hàng hóa vào kho và để vào những vị trí được quy định, cập nhật dự liệu quản lý kho,.. những hoạt động trên là chuỗi hoạt động có trình tự (không thể thay đổi vị trí các hoạt động), cách thức (nhận hóa đơn như thế nào, kiểm hàng ra sao, hàng đưa vào như thế nào), thực hiện trên là bắt buộc (nhân viên phải làm đúng như vậy), nhằm mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý được hàng hoát một cách rõ ràng, chính xác, đúng thời gian quy định). Tổng hợp tất cả những điều trên tạo thành một quy trình quản lý kho.

Quy trình doanh nghiệp được thể hiện như thế nào?

Quy trình tồn trại trong hoạt động của doanh nghiệp ở nhiều dạng. Phổ biến nhất ở các doanh nghiệp đang phát triển là sự ngầm hiểm trong các hoạt động của doanh nghiệp, ví dụ như khi khách bước vào một shop thời trang, nhân viên sẽ chào khác, hỏi xem khách cần tìm loại quần áo nào, sau đó là giới thiệu các sản phẩm, khi khách chọn mua sản phẩm thì nhận tiền, gói hàng và nói lời cảm ơn. Những trình tự hoạt động này phần lớn sẽ được chủ shop hướng dẫn, nhân viên ghi nhớ và cứ thế làm theo.

Dạng thứ hai là quy trình được văn bản hóa, gồm các văn bản giấy in và văn bản file vi tính, trong những, ví dụ quy trình kiểm tra chất lượng an toàn vệ sinh của một quán cafe được ghi rõ trong những file vi tính như: trình tự lấy mẫu thử, trình tự kiểm nghiệm, các hạng mục phải kiểm tra và tiêu chuẩn,… chuyên viên kiểm tra sẽ làm theo chính xác những gì các tài liệu này mô tả, họ có thể xem trực tiếp trên máy tinh hay in ra giấy để xem.

Dạng thứ ba là quy trình được vi tính hóa toàn bộ. Điển hình nhất của phương pháp này là các phần mềm ERP, CRM. Ví dụ quy trình quản lý bán hàng được vi tính hóa bằng ERP, tất cả các hoạt động của quy trình đều được mô tả trong hệ thống, khi thực hiện quy trình thì những thông tin đầu vào (nhập số thông tin đơn hàng), xử lý nghiệp vụ (tính chi phí, doanh thu, lãi lỗ,.. ) và thông tin đầu ra (các thông số, kết quả xử lý, thông tin đề xuất, hướng dẫn xử lý,… ) đều được hệ thống phần mềm truyền tải đến người dùng.

Tại sao lại cần phải có quy trình?

Mỗi cá nhân có kiến thức, kỹ năng khác nhau dẫn đến cách làm việc khác nhau. Quy trình giúp cho người thực hiện công việc biết rằng trong một nghiệp vụ thì họ phải tiến hành những bước công việc nào, làm ra sao và phải cần đạt kết quả như thế nào? Sẽ không có tình trạng nhân viên nhận chỉ thị của Sếp mà không biết phải làm thế nào? Hay tình trạng làm đi làm lại mà vẫn không đúng ý Sếp.

Ví dụ: Phòng HCNS có quy trình tuyển dụng, nhân viên HCNS sẽ biết bản “Danh sách ứng viên dự tuyển” phải bao gồm những thông tin gì để cho Trưởng phòng HCNS + Trưởng phòng/bộ phận xem xét, sang lọc hồ sơ, chọn ra những người đủ tiêu chuẩn để phỏng vấn.

Đối với những quá trình công việc cần sự phối hợp nhóm (teamwork) thì quy trình giúp cho các thành viên phối hợp với nhau một cách ăn khớp và đúng trình tự mà không phải thắc mắc rằng việc này do ai làm? Làm như thế nào?

Ví dụ: Quy trình mua hàng của phòng TCKT sẽ giúp Nhân viên HCNS biết và thực hiện đúng các thủ tục khi mua tài sản cho Công ty, phối hợp với Nhân viên Kế toán thanh toán tốt hơn.

Quy trình cũng giúp ích cho các cấp quản lý kiểm soát tiến độ và chất lượng công việc do nhân viên thực hiện

Ví dụ: Trưởng phòng HCNS nhìn vào Phiếu đánh giá ứng viên, có ghi mức lương, phụ cấp, ngày bắt đầu đi làm, có chữ ký của những người liên quan sẽ biết Nhân viên HCNS soạn Hợp đồng cho người lao động có đúng hay không?

Lời kết

Hy vọng những thông tin này sẽ đém đến cho quý vị cái nhìn rõ ràng về quy trình doanh nghiệp. Chúc quý doanh chủ, quản lý sẽ tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp của công ty mình, đưa doanh nghiệp phát triển lớn mạn.

Hỏi đáp
Đặt lịch tư vấn
Nhận thông tin
Trang Facebook

NGUYỄN NGỌC TRUNG
HOA SEN

TRẦN CÔNG CAO
APEX GLOBAL

TRẦN THỊ NGỌC HẠNH
HANH TRAN MARIE

TRƯƠNG MINH GIẢNG

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat.

NGUYỄN LÊ HUỲNH THỊNH

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat.

Trần Công Cao

Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit, sed diam nonummy nibh euismod tincidunt ut laoreet dolore magna aliquam erat volutpat.

khách hàng

CLOVER ADS

HOÀNG LONG SHIPPING

Bệnh viện thẩm mỹ Thanh Vân

khách hàng

Khách hàng

Company